© Viestintätoimisto VCA Oy

info@vca.fi   |   Punavuorenkatu 2 A 3, 00120 Helsinki   |   Rekisteriseloste

  • Facebook Basic Black
  • Black LinkedIn Icon

Viestintätoimisto VCA Oy:n asiakasrekisterin rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Rekisterinpitäjä

Nimi: Viestintätoimisto VCA Oy

Y-tunnus: 0858286-9

Kotipaikka: Helsinki

Yhteystiedot: Punavuorenkatu 2 A 3, 00120 Helsinki

puh. 09 680 3030

info@vca.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Vastaava henkilö: Jukka Aarnio, toimitusjohtaja, Viestintätoimisto VCA Oy

Yhteystiedot: Punavuorenkatu 2 A 3, 00120 Helsinki

puh. 09 680 3030

info@vca.fi

1. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

 

Viestintätoimisto VCA Oy:n asiakas- ja kuluttajarekisteri.

Viestintätoimisto VCA Oy ylläpitää rekisteriä asiakasyrityksistä asiakassuhteen hoitamiseksi ja yhteydenpitoon sekä viestintään. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai muu asiallinen yhteys. Käsittelemme henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteriä ei luovuteta muiden osapuolien käyttöön.

2. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään Viestintätoimisto VCA Oy:n asiakasyritysten ja julkisten organisaatioiden nimitiedot, y-tunnukset, yhteystiedot (käynti- ja postiosoitteet, laskutustiedot, puhelin, fax, www-osoite) sekä taustatiedot (mm. toimiala, luottoluokitus.)

 

Lisäksi rekisterissä ylläpidetään Viestintätoimisto VCA Oy:n toiminnan kannalta tärkeiden organisaatioissa työskentelevien yhteyshenkilöiden nimet, tittelit/vastuualueet, sähköpostit, puhelinnumerot sekä muita henkilön luovuttamia tietoja.

 

Viestintätoimisto VCA käsittelee myös asiakkaalta tai kolmannelta osapuolilta tulleita yhteystietoja, joita käytetään asiakkaille tuotettavien mediatuotteiden jakelussa ja asiakkaiden tilaamissa tutkimuksissa. Nämä tiedot voivat sisältää nimi-, käynti- ja postiosoite-, puhelin- ja sähköposti -yhteystietoja.

 

Asiakas on vastuussa VCA:lle luovuttamiensa tietojen oikeellisuudesta. Tarkastuksia tehdään tarvittaessa myös yleisistä julkishallinnon lähteistä.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterimme tiedot saadaan asiakassuhteen ja kolmansien osapuolten kautta. Kolmansilta osapuolilta hankittava tieto voi käsittää mm. luottotietoja, asiakkaille toteutettavan tutkimustoiminnan sekä asiakaslehtien jakelun edellyttämiä yhteystietoja sekä muita vastaavia tietoja, joita kolmannet osapuolet tarjoavat tietopalveluna.

4. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Viestintätoimisto VCA Oy ei pääsääntöisesti luovuta rekisteriään muiden käyttöön.

Luovutamme rekisterin tietoja muiden käyttöön vain lain määräämissä tilanteissa sekä palveluntarjoajillemme seuraavin edellytyksin: Rekisterin käsittelijöillä (palveluntarjoajat) on oikeus käsitellä tietoja niiltä osin, kun se toimintojen, palveluiden sekä sitovien sopimusvelvoitteidensuorittamiseksi on välttämätöntä. Näitä kolmansia osapuolia vaaditaan ylläpitämään yksityisyydensuojaa ja tietoturvaa.

5. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen siirtoa EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle pyritään rajoittamaan. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää joissain tilanteissa EU:n ulkopuolelle, sillä jotkut käyttämiemme alihankkijoiden palvelimista (esim. pilvitallennuspalvelu) saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika

Viestintätoimisto VCA Oy tallentaa keräämänsä asiakastiedot tietokantoihin mm. omaan asiakastiedon hallintajärjestelmään. Tietoja päivittävät Viestintätoimisto VCA Oy:n asiakasrajapinnassa toimivat henkilöt. Kaikkia rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietokantoja suojataan palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot säilytetään lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät vain ennalta nimetyt tai käyttöoikeuden saaneet henkilöt. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuojalainsäädännönmukaista tarkastusoikeuttaan esittämällä tätä tarkoittavan pyynnön Viestintätoimisto VCA Oy:n omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisella käynnillä Viestintätoimisto VCA Oy:n toimitiloissa klo 9-14 välisenä aikana arkipäivisin. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Viestintätoimisto VCA Oy toimittaa pyynnön esittäjälle lain asettamassa ajassa häntä koskevat henkilötiedot.

Viestintätoimisto VCA Oy oikaisee, täydentää ja poistaa tarvittaessa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon. Lisäksi rekisteröityneellä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta tietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Viestintätoimisto VCA Oy:n markkinointirekisterin rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Rekisterinpitäjä

Nimi: Viestintätoimisto VCA Oy

Y-tunnus: 0858286-9

Kotipaikka: Helsinki

Yhteystiedot: Punavuorenkatu 2 A 3, 00120 Helsinki

puh. 09 680 3030

info@vca.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Jukka Aarnio, toimitusjohtaja, Viestintätoimisto VCA Oy

Yhteystiedot: Punavuorenkatu 2 A 3, 00120 Helsinki

puh. 09 680 3030

info@vca.fi

1. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Viestintätoimisto VCA Oy:n markkinointirekisteri.

Käsittelemme rekisterissä asiakas- sekä potentiaalisten asiakasyritystemme sekä yhteistyökumppaneidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja peruste

Viestintätoimisto VCA Oy ylläpitää rekisteriä asiakasyrityksiä sekä potentiaalisista asiakasyrityksistä asiakassuhteen hoitamiseksi sekä uusasiakashankintaan. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutetut intressimme ylläpitää liikesuhteita sekä markkinoida ja viestiä rekisteröidyille tuotteistamme, palveluistamme ja tapahtumistamme. Käsittelemme henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisteriä ei luovuteta muiden osapuolien käyttöön.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään Viestintätoimisto VCA Oy:n asiakas-sekä potentiaalisten asiakasyritysten ja julkisten organisaatioiden nimitiedot, y-tunnukset, yhteystiedot (käynti- ja postiosoitteet, puhelin, fax, www-osoite) sekä taustatiedot (mm. toimiala, henkilökuntaluokat, liikevaihtoluokka ja it-struktuuritiedot).

 

Lisäksi rekisterissä ylläpidetään Viestintätoimisto VCA Oy:n toiminnan kannalta tärkeiden organisaatioissa työskentelevien päättäjien nimet, tittelit, operatiiviset ja hankinnalliset vastuualueet (eli ns. asemavaltuutus), sähköpostit, puhelinnumerot sekä muita henkilön luovuttamia tietoja.

 

Rekisteriin tallennetaan myös jatkuva keräytyvä tietosisältö, joka käsittää historian tehdyistä tarjouksista, kaupoista, projekteista sekä muista kaupankäyntiin liittyvistä asioista. Keräämme tietoa myös asiakaskohtaamisissa ja tallennamme tätä tietoa rekisteriimme.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Viestintätoimisto VCA Oy hyödyntää organisaatioiden perustietojen päivityksessä ulkoisia tietolähteitä, joista ne päivittyvät yhden arkipäivän viiveellä. Henkilötiedot päivittyvät myös pääosin samalla menetelmällä. Lisäksi Viestintätoimisto VCA Oy huolehtii markkinointirekisterin organisaatio- ja henkilötietojen ajantasaisuudesta myyntihenkilöstön yhteydenottojen yhteydessä mahdollisimman virheettömän tiedon takaamiseksi. Henkilötietoja kerätään myös henkilöltä. Tietoja saadaan mm. Viestintätoimisto VCA Oy:n verkkosivuilta (yhteydenotto- ja tilauslomakkeet, materiaalilataukset) ja tapahtumiin ilmoittautumisista. Muita tietolähteitä ovat erilaiset asiakaskontaktit, kuten messut, seminaarit, henkilökohtainen myyntityö, kilpailut jne. Henkilöä informoidaan tietoja kysyttäessä aina erikseen yhteystietojen mahdollisesta käytöstä markkinointitarkoituksiin. Seuraamme myös evästeitä ja vierailusi verkkosivuillamme jättää jäljen, IP-osoitteen.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Viestintätoimisto VCA Oy ei pääsääntöisesti luovuta rekisteriään muiden käyttöön.

 

Luovutamme rekisterin tietoja muiden käyttöön vain lain määräämissä tilanteissa sekä palveluntarjoajillemme seuraavin edellytyksin: Rekisterin käsittelijöillä (palveluntarjoajat) on oikeus käsitellä tietoja niiltä osin, kun se toimintojen, palveluiden sekä sitovien sopimusvelvoitteidensuorittamiseksi on välttämätöntä. Näitä kolmansia osapuolia vaaditaan ylläpitämään yksityisyydensuojaa ja tietoturvaa.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen siirtoa EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle pyritään rajoittamaan. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää joissain tilanteissa EU:n ulkopuolelle, sillä jotkut käyttämiemme alihankkijoiden palvelimista (esim. pilvitallennuspalvelu) saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika

Viestintätoimisto VCA Oy tallentaa keräämänsä asiakastiedot tietokantoihin mm. omaan asiakas- ja potentiaali tiedon hallintajärjestelmään. Tietoja päivittävät Viestintätoimisto VCA Oy:n asiakasrajapinnassa toimivat henkilöt, jonka lisäksi kotimaan asiakastiedot päivittyvät hallintajärjestelmässämme automaattisesti Kauppalehden Tietopalveluiden yritystietokannasta kerran vuorokaudessa. Kaikkia rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietokantoja suojataan palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot säilytetään lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät vain ennalta nimetyt tai käyttöoikeuden saaneet henkilöt. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuojalainsäädännönmukaista tarkastusoikeuttaan esittämällä tätä tarkoittava pyyntö Viestintätoimisto VCA Oy:n omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisella käynnillä Viestintätoimisto VCA Oy:n toimitiloissa klo 9-14 välisenä aikana arkipäivisin. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Viestintätoimisto VCA Oy toimittaa pyynnön esittäjälle lain asettamassa ajassa häntä koskevat henkilötiedot.

Viestintätoimisto VCA Oy oikaisee, täydentää ja poistaa tarvittaessa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon. Lisäksi rekisteröityneellä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta tietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.